Data Validation (Ms. Excel)

9/24/2012 11:39:00 PM

Entah sudah berapa banyak artikel yang membahas fungsi Data Validation di Ms. Excel. Tapi saya masih merasa perlu membahas fitur ini karena mungkin masih ada rekan-rekan yang belum faham fungsi yang luar biasa ini.

Kita coba dulu ya...
Pertama buat daftar guru dengan NIP nya seperti contoh di bawah ini:

























Lalu buat label untuk masing-masing list tersebut. Yang pertama kita beri nama nip; yang kedua, nama.

Lalu arahkan kursor pada cell di mana Anda akan menempatkan Combo List. Setelah itu klik Data - Data Validation.  


dan hasilnya ....

Selanjutnya di bawah combo list tersebut, misalnya Anda ingin menambahkan NIP. Dengan menggunakan tabel yang telah dibuat di atas (nip), kita gunakan rumus VLOOKUP. 

Misalnya cell tempat combo list adalah C17, maka:

=VLOOKUP(C17;nip;2;0)

Dan hasilnya, begitu Anda klik salah satu nama pada list di atas, NIP akan berubah sesuai tabel yang telah dibuat. 

Penggunaan Data Validation dan VLOOKUP ini bisa divariasikan dengan rumus-rumus yang lain. Kalau sudah terbiasa dengan rumus ini, pekerjaan TU akan semakin mudah. Contohnya jika kita ingin membuat daftar nilai untuk beberapa kelas yang ada. Masing-masing kelas menempati masing-masing sheet. Jika ada 6 (enam) kelas berarti ada 6 (enam) sheet. 

Pada bagian atas biasanya ada jenis Mata Pelajaran. Bayangkan jika kita harus mengetik mata pelajaran tersebut satu persatu setiap kali akan ngeprint. Wow! Luar biasa membosankan. Dengan fitur ini, kita cukup menggunakan ComboList. 

Lalu bagaimana dengan sheet yang lainnya? Apa kita harus klik ComboList setiap kali mau print? Ga perlu. Gunakan reference (=). Misal, ComboList-nya ada di sheet1 pada cell E4; jadi, =sheet1!E4. 

Voila! It works like magic. Semua cell pada semua sheet yang telah direferensikan ke Sheet1!E4 akan berubah mengikuti perubahan yang ada sheet1 tersebut.

Selamat mencoba.




You Might Also Like

0 comments

Subscribe